Booking là gì?
Booking là một thủ tục quan trọng trong quy trình vận tải biển đối với hàng xuất khẩu. Theo đó Booking là việc chủ hàng đặt chỗ với hãng tàu vận chuyển quốc tế (hãng tàu chuyên chở hàng hóa xuất nhập khẩu). Thông thường khách hàng (người xuất khẩu/ nhập khẩu) sẽ lấy booking này từ các Forwarder/công ty logistics (công ty làm dịch vụ giao nhận hàng hóa) hoặc lấy trực tiếp từ hãng tàu, airline.
Sau khi chấp nhận mức giá cũng như 2 bên thống nhất về thời gian vận chuyển hàng hóa thì bộ phận kinh doanh của hãng tàu sẽ căn cứ trên yêu cầu đặt chỗ của khách hàng (Booking request) để gửi yêu cầu đặt chỗ tới hãng tàu. Sau khi tiếp nhận yêu cầu, hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi booking confirmation hay còn được gọi là lệnh cấp container rỗng.
Sau khi tiếp nhận lệnh cấp, nhân viên phòng giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp và đưa các container rỗng đến đóng hàng. Và sau đó vận chuyển hàng ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến cảng để đóng container. Tiếp theo là tiến hành làm thủ tục thông quan hàng hóa cho lô hàng đó. Điều quan trọng nhất đối với thủ tục Booking là cần chọn đúng hãng tàu và hãng tàu đó cần đảm bảo được thời gian vận chuyển hàng hóa đúng so với tiến độ, tránh tình trạng hàng về chậm.
Quy trình làm Booking cho hàng hóa xuất nhập khẩu
Trước khi bắt đầu làm booking, công ty xuất khẩu cần tìm kiếm và lên danh sách hãng tàu vận chuyển phù hợp với yêu cầu về thời gian cũng như yêu cầu về hàng hóa. Sau đó quy trình làm Booking cho hàng hóa xuất nhập khẩu sẽ bao gồm các bước sau:
Bước 1: Sau khi chốt đơn vị vận chuyển, thời gian xuất hàng cụ thể, nhà xuất khẩu gửi yêu cầu lấy booking bao gồm các thông tin của lô hàng: Ngày dự kiến đi, cảng đi, cảng đến, số lượng, loại cont, yêu cầu về chỗ cấp cont rỗng – hạ cont, về free time cảng đi, cảng đến…
Bước 2: Nếu thấy hợp lý và có thể đáp ứng được, hãng tàu sẽ tiến hành kiểm tra chỗ và đồng ý cấp booking. Theo đó hãng tàu sẽ gửi booking confirmation và packing list, theo form của hãng yêu cầu trước đó.
Bước 3: Duyệt lệnh tại văn phòng của hãng tàu để sau đó được lấy container rỗng đóng hàng.
Những thông tin quan trọng có trong Booking
- Tên người gửi hàng (công ty xuất khẩu), tên người phụ trách, số điện thoại liên hệ/fax
- Tên hãng tàu
- Cảng đi
- Cảng đến
- Ngày tàu chạy
- Các thông tin về đơn hàng như: Khối lượng, số lượng, kích thước,…
- Các điều khoản thanh toán cước như: Cước trả trước (freight prepaid) hay trả sau (freight collect)
- Giá mua, giá bán và các phụ phí khác có liên quan…
